Dans le planning Web, nous avons par défaut deux utilisateurs simultanées possible. Ce nombre peut bien évidemment être augmenter selon notre besoin. A chaque utilisateur est attribuée un droit d'accès. Il y a 4 niveaux possibles : Superviseur, Utilisateur, Auxiliaire et Consultant et nous avons aussi la possibilité de limiter l'accès à certaines équipes. Nous allons donc détailler tout cela.
Gestions des utilisateurs
A la création d'un compte d'une entreprise, le premier utilisateur sera obligatoirement le "superviseur". C'est le plus haut niveau d'accès que l'on peut avoir. Et c'est avec celui-ci que l'on peut aller dans la rubrique nommée "Ma société". En cliquant sur le bouton [ ≡ ] en haut à gauche de l'interface du planning, on ouvre le menu vertical de gauche. D'ailleurs tout en haut de ce menu, est affiché notre nom et juste en dessous notre niveau d'accès. Un peu plus bas, si nous sommes "Superviseur" nous cliquons sur "Ma société".
Résumé de notre compte
Sur la partie supérieure, trois zones détaillées notre abonnement. La première est la date de fin de ce dernier, la seconde est le nombre d'utilisateur possible et enfin la troisième est le nombre de ressources planifiables selon notre compte.
Liste de nos utilisateurs
Juste en dessous est affiché tous les utilisateurs qui peuvent se connecter au planning. Cette liste détail le nom, l'email, la date et heure de la dernière connexion au planning et son niveau d'accès.
Création d'un utilisateur
En appuyant sur le bouton [ Ajouter + ] une petite boîte de dialogue s'affiche. On y ajoute le nom du nouvel utilisateur que nous souhaitons créer, puis son email et une liste avec les niveaux d'accès possible. On peut lire ici le mot "Rôle". Enfin un bouton [ Equipes ] que nous allons expliquer dans le paragraphe suivant.
Limiter à certaines équipes
Si on le souhaite, on peut limiter l'accès d'un utilisateur à certaines ressources. Nous faisons cela via les équipes ; En effet pour simplifier la gestion de notre planning, nous pouvons décider de diviser nos ressources en équipes (C'est un terme générique mais certains diront "services", "groupes" ... ça revient à la même chose)..
Une ressource peut ainsi être affecter à une équipe ou plusieurs ou aucune. Ça signifie simplement qu'elle apparaitra que lorsqu'on filtre aucune équipe.
Les équipes se créent préalablement tout simplement dans la rubrique [ Equipes ] du volet vertical à gauche.
Pour notre utilisateurs, en cliquant sur le bouton [ Equipes ] on retrouve la même interface que l'affectation à une ressource : Deux colonnes. La colonne de gauche liste toutes les équipes disponibles et la colonne de droite liste la ou les équipes auxquels on souhaite limiter l'accès. Si on ne souhaite pas limiter d'accès, on ne place donc aucune équipe à droite. Une fois notre choix effectué on referme cette fenêtre et on revient à la boite de dialogue précédente. En cliquant sur le bouton [ OK ], l'application fermera ce formulaire et nous demandera si on souhaite envoyer à ce nouvel utilisateur un email pour qu'il puisse créer son mot de passe. On peut choisir ici de ne pas l'envoyer et de la faire plus tard car dans la liste on retrouve à chaque ligne d'utilisateur un bouton avec une enveloppe qui nous permettra d'envoyer l'email plus tard si on le souhaite.
Quatre niveaux d'Accès au Planning
L'application Planning Web offre une gestion flexible des rôles pour mieux répondre à vos besoins. Dans le menu déroulant intitulé "Rôle" pour chaque membre, vous avez le choix parmi quatre options :
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Superviseur:
- En tant que superviseur, vous bénéficiez de tous les privilèges offerts par Planning Web. Cela signifie que vous avez un contrôle complet sur toutes les fonctionnalités.
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Utilisateur:
- Les utilisateurs ont accès à la plupart des fonctionnalités, mais ils ne peuvent pas gérer les membres du planning, vider la corbeille ni supprimer des ressources, équipes ou affectations.
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Consultant:
- Les consultants ont un accès limité, se concentrant principalement sur le planning, l'historique et la recherche. Cette option est idéale pour ceux qui ont besoin d'un aperçu rapide des informations essentielles.
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Auxiliaire:
- Les auxiliaires, ayant un niveau d'accès supérieur à celui des consultants, peuvent également accéder aux "Vues individuelles" et au "Calcul des heures". Dans la section "Vues individuelles", ils sont en mesure d'effectuer des pointages de tâches, offrant ainsi une perspective détaillée de l'avancement des projets.
