Dans le planning en ligne Planning Web, on retrouve une gestion des «Affectations». C'est un terme générique que l'on peut utiliser selon notre métier. En effet, on peut considérer que ce sont des clients, des salles… On affecte donc cela à une tâche ainsi nous pourrons par la suite effectuer des calculs d'heures ou des plannings selon cette affectation
✏️«Affectation» est ici un terme générique qui peut à la fois représenter vos clients, vos salles, un lieu...
Affecter un client ou lieu à une tâche
On retrouve depuis la boîte de dialogue du détail d'un tâche une liste déroulante nommée "Affectation". Il suffit donc de sélectionner l'un des choix disponibles. Dans notre exemple ci-dessous, nous affectons à notre réunion le "syndic". Comme on le montre dans cette petite vidéo, cela peut être pour vous un lieu, un projet.. L'idée est de classer rapidement notre tâche afin par la suite d'établir un rapport sur ce choix.
Créer nos affectations
Pour ajouter nos affectations à cette liste déroulante, il suffit de cliquer sur la rubrique "Affectation" du menu vertical de gauche qui apparait en cliquant sur le bouton [ ≡ ] en haut à gauche de l'interface du planning.
Dans cette liste, on retrouve un bouton [ + Ajouter ] qui nous permet d'insérer une nouvelle entrée. Sur chaque ligne, on retrouve un bouton [ EDITER ] et [ SUPPRIMER ]. A chaque fiche, nous pouvons indiquer un "emplacement", cette information sera seulement visible depuis l'édition PDF de la rubrique "Vues individuelles".
La suppression d'une affectation n'est possible que pour les superviseurs du planning. En effet, effacer une affectation étant définitif, il convient de faire attention à une manipulation effectuée par erreur.
Rapport sur les affectations
L'idée est surtout de pouvoir effectuer des rapports selon les affectations que nous avons planifiées. Comme le montre la vidéo ci-dessous, on retrouve dans la rubrique "Calcul des heures" du planning, la liste déroulante des affectations afin d'établir un détail des heures par affectations.
Ensuite, en allant dans la rubrique "Vues individuelles", nous avons aussi le choix de sélectionner une affectation et le planning en ligne nous listera toutes les tâches concernées selon la période définit. La vue "Annuelle" nous donnera un affichage des tâches de la sélection mois par mois et en cliquant sur l'entête d'un mois, nous aurons donc la vue mensuelle qui sera automatiquement sélectionnée :
Comme nous l'avons vu, l'utilisation des affectations dans notre application Planning Web apporte une grande facilité et rapidité pour établir un planning. Imaginez votre planning d'interventions sur le terrain avec votre smartphone où vous n'avez qu'à cliquer sur vos tâches prédéfinis et sélectionner un client ou une salle.
Pouvoir afficher le planning d'un client quel que soit la ressource se fera donc très rapidement depuis les vues individuelles.
Vous l'aurez compris, l'utilisation des affectations est un gain de temps considérable dans l'utilisation du planning en ligne Planning Web que ce soit pour éviter de réécrire le nom d'un lieu ou d'un client ou pour établir un bilan d'activité sur un projet, lieu ou client.
